Gestionarea datelor la încheierea contractelor
Gestionarea datelor la finalizarea contractelor reprezintă o etapă esențială în ciclul de viață al informațiilor. În acest moment, organizația trebuie să stabilească ce date se păstrează, pe ce temei legal și pentru ce perioadă, precum și ce date se șterg sau se anonimizează. O abordare clară reduce riscurile juridice și operaționale și asigură respectarea principiilor prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor, în special limitarea stocării și minimizarea datelor. Este important să existe proceduri și prevederi contractuale clare.
La încetarea contractelor de muncă, datele angajaților trebuie revizuite în funcție de obligațiile legale de arhivare și de eventualele termene de prescripție. Documentele privind salarizarea, contribuțiile sau sănătatea și securitatea în muncă se păstrează conform cerințelor legale aplicabile, iar accesul la sistemele interne este retras imediat. Conturile de utilizator trebuie dezactivate, parolele schimbate unde este necesar, iar echipamentele și suporturile de stocare sunt verificate pentru a preveni păstrarea nejustificată a informațiilor. Ar trebui să existe un inventar al echipamentelor utilizatorilor pentru a verifica returnarea acestora (inclusiv din punct de vedere al configurațiilor). De asemenea, deși în mod normal ar trebui să nu existe date personale rămase, trebuie făcută o verificare împreună cu angajatul pentru a se asigura că orice informații personale sunt șterse.
În cazul furnizorilor, la finalizarea contractului se analizează datele de contact, informațiile financiare și corespondența contractuală. Datele necesare pentru evidențe contabile sau pentru apărarea unor drepturi în instanță pot fi păstrate pe durata impusă de lege, iar restul informațiilor sunt șterse sau arhivate securizat. Totodată, se revizuiesc drepturile de acces acordate reprezentanților furnizorului la platforme sau aplicații interne și se elimină accesul care nu mai este justificat.
Pentru clienți, procesul presupune delimitarea clară între datele care trebuie păstrate pentru obligații legale, cum ar fi cele fiscale, și datele colectate în scopuri comerciale sau de marketing. La încetarea relației contractuale, consimțământul pentru comunicări comerciale este reanalizat, iar datele utilizate exclusiv în acest scop pot fi șterse dacă nu mai există temei legal. În plus, sistemele CRM și alte aplicații trebuie actualizate pentru a reflecta noul statut al clientului.
Un proces coerent de gestionare a datelor la finalizarea contractelor implică proceduri interne clare, responsabilități definite și evidențe documentate ale acțiunilor realizate. Auditarea periodică a arhivelor fizice și electronice ajută la identificarea datelor păstrate peste termen. Prin disciplină organizațională și controale tehnice adecvate, compania își reduce expunerea la sancțiuni și la incidente de securitate, menținând un nivel adecvat de conformitate și control asupra informațiilor.